Een café afhuren voor een feestje kost gemiddeld tussen de 50 en 500 euro, afhankelijk van de locatie, de grootte van de ruimte en wat er inbegrepen is. Wat je precies betaalt voor een feestje geven in een café verschilt per zaak, maar met de juiste voorbereiding kom je niet voor verrassingen te staan.
Wat bepaalt de prijs van een café huren?
Niet elk café vraagt hetzelfde bedrag. De prijs hangt af van een aantal factoren die samen bepalen hoeveel je kwijt bent.
Ten eerste speelt de locatie een grote rol. Een café in een drukke binnenstad of op een populaire plek vraagt vaak meer dan een kroeg in een kleinere stad of woonwijk. Dat heeft te maken met de vraag naar de ruimte en de vaste kosten van de eigenaar.
Ten tweede telt de grootte mee. Een kleine kroeg met plek voor twintig mensen kost minder dan een groot café waar honderd gasten in passen. Sommige cafés hebben ook een aparte zaal of ruimte die je los kunt huren, soms goedkoper dan het hele café.
Tot slot maakt het uit wat er in de prijs zit. Sommige cafés vragen een vast huurbedrag. Anderen werken met een minimumomzet aan de bar: je betaalt geen huur, maar spreekt af dat jij en je gasten samen een bepaald bedrag besteden aan drank. Haal je dat niet, dan betaal je het verschil bij.
Welke kostenmodellen gebruik cafés?
Er zijn grofweg drie manieren waarop cafés de huur van hun ruimte berekenen. Het is slim om dit vooraf goed uit te vragen.
- Vaste huurprijs: Je betaalt een afgesproken bedrag voor de ruimte, ongeacht hoeveel je gasten drinken. Dit geeft duidelijkheid vooraf.
- Minimumomzet: Er is geen huurprijs, maar je spreekt een minimumbedrag aan de bar af. Dit werkt goed als je verwacht dat er veel gedronken wordt.
- Combinatie: Sommige cafés vragen een klein huurbedrag én een minimumomzet. Dit komt vaker voor bij grotere of populairere locaties.
Vraag altijd wat er gebeurt als je de minimumomzet niet haalt. Bij de meeste cafés betaal je het resterende bedrag dan alsnog bij.
Wat zijn de bijkomende kosten?
Naast de huur of minimumomzet kunnen er extra kosten zijn waar je rekening mee moet houden.
Veel cafés bieden de mogelijkheid om hapjes te bestellen. Denk aan bitterballen, kaasblokjes of een borrelplank. Dit wordt apart in rekening gebracht, soms per persoon en soms als totaalbedrag. Wil je muziek? Dan kunnen er extra kosten zijn voor een dj of geluidsapparatuur. Sommige cafés hebben eigen apparatuur en rekenen daar een toeslag voor. Een muzikant of dj inschakelen die je zelf regelt, kan ook van invloed zijn op de afspraken met het café.
Wil je de ruimte versieren met ballonnen, een spandoek of andere decoratie? Vraag dan vooraf of dat is toegestaan en of er kosten aan verbonden zijn voor het ophangen of opruimen ervan.
Wat kost een feestje geven in een café per persoon?
De kosten per persoon hangen sterk af van hoeveel er gedronken wordt en of er gegeten wordt. In de horeca betaal je al snel drie euro of meer per drankje. Stel dat een gast gemiddeld vijf drankjes drinkt tijdens een avond, dan komt dat al uit op ongeveer vijftien euro per persoon. Met hapjes erbij stijgen de kosten verder.
Bij een gezelschap van dertig mensen en een minimumomzet van vijfhonderd euro hoeft dat niet meteen een probleem te zijn. Maar bij een klein groepje met weinig drinkers kan het zijn dat je de minimumomzet niet haalt en het verschil zelf moet betalen.
Praktische checklist voor het regelen van je feestje in een café
- Bepaal het aantal gasten dat je verwacht.
- Vraag bij meerdere cafés naar de mogelijkheden en prijzen.
- Vraag of er een vaste huurprijs is of dat er met een minimumomzet gewerkt wordt.
- Informeer naar wat er precies inbegrepen is: stoelen, tafels, muziekinstallatie.
- Vraag of je zelf eten of drankjes mag meenemen, of dat alles via het café gaat.
- Controleer of decoreren is toegestaan en of daar kosten aan verbonden zijn.
- Leg alle afspraken schriftelijk vast.
Zo vind je een café dat bij jouw budget past
Begin met een duidelijk budget in je hoofd. Hoeveel wil je in totaal uitgeven, inclusief drank en eventuele hapjes? Met dat bedrag in gedachten kun je gericht zoeken. Gebruik locatieplatforms of zoek in je eigen stad naar cafés die ruimtes verhuren voor besloten feestjes. Neem contact op en vraag altijd om een offerte of een duidelijk overzicht van de kosten.
Een kleiner café in een rustige buurt is vaak betaalbaarder dan een bekende kroeg in het centrum. Kijk ook of het café bereid is om mee te denken, bijvoorbeeld door een lager huurbedrag te combineren met een redelijke minimumomzet. Veel eigenaren willen graag een feestje faciliteren, zeker op rustigere dagen in de week.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd huur betalen om een café te afhuren?
Niet altijd. Veel cafés werken met een minimumomzet in plaats van een vaste huurprijs. Je betaalt dan geen huur, maar spreekt af dat er een minimumbedrag aan de bar wordt besteed. Bereik je dat bedrag niet, dan betaal je het verschil zelf bij.
Kan ik ook alleen een deel van een café huren?
Ja, dat kan bij veel cafés. Sommige zaken hebben een aparte zaal of hoek die los te huren is. Dat is vaak goedkoper dan het hele café afhuren en werkt goed voor kleinere groepen.
Mag ik zelf eten meenemen naar een gehuurd café?
Dat verschilt per café. Sommige zaken staan het toe als je zelf voor de hapjes zorgt, maar veel cafés willen dat je eten via hen bestelt. Vraag dit altijd vooraf zodat je niet voor verrassingen staat.
Op welke dag is een café huren het voordeligst?
Een café huren op een doordeweekse dag is vaak goedkoper dan in het weekend. In het weekend lopen cafés normaal gesproken vol, waardoor ze minder snel bereid zijn de ruimte exclusief voor jou te reserveren of een lagere prijs te vragen.
